Online teaminschrijvingen

1. Ga naar ‘Toernooien’, open het toernooi en ga naar het tabblad ‘Inschrijvingen’.
2. Laat bij ‘Inschrijfformulier’ ‘Inschrijving open’ aangevinkt en kies bij ‘Wat je vraagt’ de optionele gegevens: ‘Categorie’, ‘Club of woonplaats’, ‘Aantal spelers’, ‘Shirtmaten’, ‘Opmerkingen’ en maximaal 3 eigen vragen.
3. Vul bij ‘Plaatsen en termijn’ het ‘Maximaal aantal plaatsen’ in (leeg betekent ‘Geen limiet’) en eventueel de ‘Uiterste datum’.
4. Vul bij ‘Betaling’ de ‘Prijs per team (€)’ in (0 = gratis) en kies hoe er betaald wordt.
5. Typ de ‘Inschrijvingsvoorwaarden’, als je die hebt, en klik op ‘Formulier opslaan’.
6. Klik bij ‘Inschrijflink’ op ‘Openbare link delen’ om hem via WhatsApp te sturen, of op ‘Kopiëren’.

Altijd gevraagd worden de teamnaam en een contactpersoon met e-mailadres en telefoonnummer. Teams hebben geen account nodig: ze openen de link (met het clubembleem en de kleuren van je club), vullen het formulier in en klikken op ‘Inschrijving versturen’. Daarna zien ze hun bewijs, met een link die alleen zij en jij hebben.

Het inschrijfgeld innen

• Gratis: de inschrijving is meteen ‘Bevestigd’.
• ‘Overschrijving naar de club (jij markeert «betaald»)’: vul de ‘Betaalgegevens voor de teams’ in. De inschrijving blijft ‘Betaling openstaand’ tot jij op ‘Markeer betaald’ klikt. Zonder commissie.
• ‘Kaart via de betaaldienst van TournAI (2% commissie)’: het team betaalt bij het inschrijven en het geld gaat naar het Stripe-account van je club. Eerst moet je je betalingen koppelen (zie ‘Inschrijfgeld met kaart innen’).

De lijst met inschrijvingen

• Filter op status: ‘Betaling openstaand’, ‘Betaald’, ‘Bevestigd’, ‘Wachtlijst’ of ‘Afgewezen’.
• Vink meerdere vakjes aan voor ‘Markeer betaald’, ‘Bevestigen’, ‘Naar wachtlijst’, ‘Afwijzen’ of ‘Verwijderen’.
• Zijn alle plaatsen bezet, dan komen de volgende teams op de wachtlijst. Klik op ‘Plaats geven’ om er een door te laten: die staat dan op ‘Betaling openstaand’, of op ‘Bevestigd’ als het gratis is.
• Na de uiterste datum sluit het formulier vanzelf. Hetzelfde team kan zich niet twee keer in dezelfde categorie inschrijven.
• ‘CSV exporteren’ downloadt de lijst die je op dat moment ziet; hij opent in Excel.
• Heb je de teams al in een Excel of in Google Forms? Gebruik dan ‘Inschrijvingen importeren’ (zie ‘Inschrijvingen importeren uit Excel, CSV of Google Forms’).

Inschrijvingen ‘Te controleren’

Klopt er iets niet bij een kaartbetaling, dan krijgt de inschrijving het label ‘Te controleren’ met uitleg over wat je moet doen. Heb je het opgelost, tik dan op ‘Gecontroleerd’ en het label verdwijnt. Mogelijke redenen:

• Een ander bedrag: het team heeft met kaart een ander bedrag betaald dan de prijs. De inschrijving blijft ‘Betaald’; betaal zo nodig het verschil terug via je Stripe of vraag het team om de rest.
• Twee keer betaald, automatisch terugbetaald: de tweede betaling is al terugbetaald. Je hoeft niets te doen.
• Twee keer betaald, niet terugbetaald: betaal de tweede betaling terug via je Stripe (Betalingen › de betaling › Terugbetalen).
• Mislukte incasso: de inschrijving blijft ‘Betaling openstaand’ en het team kan opnieuw betalen via zijn bewijs.

De teams aan het toernooi toevoegen

1. Staan er betaalde of bevestigde teams die nog niet in het toernooi zitten, klik dan op ‘Aan toernooi toevoegen (N)’.
2. Het formulier van het toernooi gaat open met de nieuwe teams al in hun categorie. Controleer alles, klik op ‘Voorstel bekijken’ en daarna op ‘Gewijzigd toernooi opslaan’: het schema wordt opnieuw gemaakt met alle teams.

Dit kan alleen vóór het begin van het toernooi. Is het al begonnen, dan zie je ‘Het toernooi is al begonnen: teams kunnen alleen vóór de start worden toegevoegd.’ Passen de teams niet in je abonnement, dan verschijnt de melding over de limiet.

Heeft TournAI het versturen van e-mails aan staan, dan krijgt het team een bevestigingsmail met ‘Registration received’ in het onderwerp en jij een mail met ‘Nueva inscripción: …’ (die mails zijn nog niet in het Nederlands). Staat het niet aan, dan wordt er geen mail verstuurd: het bewijs op de website geldt net zo goed, dus vraag de teams hun link te bewaren. Staat een inschrijving op ‘Te controleren’ door een ander bedrag of een dubbele betaling die niet kon worden terugbetaald, dan krijg je ook een mail met ‘Inscripción por revisar: …’ (in het Spaans).

De contactgegevens van de teams ziet alleen jij. Je club is ervoor verantwoordelijk: gebruik ze alleen voor dit toernooi.