Inscriptions en ligne des équipes

1. Allez dans « Tournois », ouvrez le tournoi et allez dans l’onglet « Inscriptions ».
2. Dans « Formulaire d'inscription », laissez cochée « Inscriptions ouvertes » et choisissez dans « Informations demandées » les informations facultatives : « Catégorie », « Club ou ville », « Nombre de joueurs », « Tailles de maillot », « Remarques » et jusqu’à 3 questions personnalisées.
3. Dans « Places et date limite », indiquez les « Places maximum » (vide = « Sans limite ») et la « Date limite » si vous voulez.
4. Dans « Paiement », indiquez le « Prix par équipe (€) » (0 = gratuit) et choisissez comment on paie.
5. Écrivez les « Conditions d'inscription », s’il y en a, et cliquez sur « Enregistrer le formulaire ».
6. Dans « Lien d'inscription », cliquez sur « Partager le lien public » pour l’envoyer par WhatsApp, ou sur « Copier ».

Le nom de l’équipe et une personne de contact avec e-mail et téléphone sont toujours demandés. Les équipes n’ont pas besoin de compte : elles ouvrent le lien (avec l’écusson et les couleurs de votre club), remplissent le formulaire et cliquent sur « Envoyer l'inscription ». Ensuite, elles voient leur reçu, avec un lien que seules elles et vous avez.

Encaisser l’inscription

• Gratuit : l’inscription est aussitôt « Confirmée ».
• « Virement au club (tu la marques « payée ») » : écrivez les « Coordonnées de paiement pour les équipes ». L’inscription reste « Paiement en attente » jusqu’à ce que vous cliquiez sur « Marquer payée ». Sans commission.
• « Carte via la passerelle TournAI (2 % de commission) » : l’équipe paie en s’inscrivant et l’argent va sur le compte Stripe de votre club. Il faut d’abord connecter vos paiements (voir « Encaisser les inscriptions par carte »).

La liste des inscrits

• Filtrez par statut : « Paiement en attente », « Payée », « Confirmée », « Liste d'attente » ou « Refusée ».
• Cochez plusieurs cases pour « Marquer payée », « Confirmer », « En liste d'attente », « Refuser » ou « Supprimer ».
• Quand les places sont toutes prises, les équipes suivantes passent en liste d’attente. Cliquez sur « Donner une place » pour en faire entrer une : elle est en attente de paiement, ou confirmée si c’est gratuit.
• Après la date limite, le formulaire se ferme tout seul. Une même équipe ne peut pas s’inscrire deux fois dans la même catégorie.
• « Exporter en CSV » télécharge la liste que vous voyez ; elle s’ouvre dans Excel.
• Vos équipes sont déjà dans un fichier Excel ou dans Google Forms ? Utilisez « Importer des inscrits » (voir « Importer des inscrits depuis Excel, CSV ou Google Forms »).

Inscriptions « À vérifier »

Si quelque chose cloche dans un paiement par carte, l’inscription affiche l’étiquette « À vérifier » avec une explication de ce qu’il faut faire. Une fois réglé, appuyez sur « Vérifié » et l’étiquette disparaît. Raisons possibles :

• Montant différent : l’équipe a payé par carte un montant différent du prix. L’inscription reste « Payée » ; si besoin, remboursez la différence depuis votre Stripe ou demandez le reste à l’équipe.
• Payé deux fois, remboursé automatiquement : le second paiement a déjà été remboursé. Vous n’avez rien à faire.
• Payé deux fois, non remboursé : remboursez le second paiement depuis votre Stripe (Paiements › le paiement › Rembourser).
• Prélèvement échoué : l’inscription reste « Paiement en attente » et l’équipe peut payer à nouveau depuis son reçu.

Ajouter les équipes au tournoi

1. Quand des équipes payées ou confirmées ne sont pas encore dans le tournoi, cliquez sur « Ajouter au tournoi (N) ».
2. Le formulaire du tournoi s’ouvre avec les nouvelles équipes déjà dans leur catégorie. Vérifiez, cliquez sur « Voir la proposition » puis sur « Enregistrer le tournoi modifié » : le calendrier est refait avec toutes les équipes.

C’est possible seulement avant le début du tournoi. S’il a déjà commencé, vous verrez « Le tournoi a déjà commencé : les équipes ne peuvent être ajoutées qu'avant le début. » Et si elles ne tiennent pas dans votre offre, l’avertissement de limite s’affiche.

Si l’envoi d’e-mails est activé sur TournAI, l’équipe reçoit un e-mail de confirmation (dans la langue de son formulaire : espagnol, italien ou anglais) et vous recevez un avis en espagnol dont l’objet commence par « Nueva inscripción: ». Sinon, aucun e-mail n’est envoyé : le reçu sur le site reste valable, alors demandez aux équipes de garder leur lien. Si une inscription passe « À vérifier » à cause d’un montant différent ou d’un double paiement qui n’a pas pu être remboursé, vous recevez aussi un avis en espagnol dont l’objet commence par « Inscripción por revisar: ».

Les coordonnées des équipes ne sont visibles que par vous. Votre club en est responsable : utilisez-les uniquement pour ce tournoi.